Gestão documental nas instituições públicas: um estudo de caso sobre o arquivamento de dados discentes na UFCA

Título:

Gestão documental nas instituições públicas: um estudo de caso sobre o arquivamento de dados discentes na UFCA

Autor (a):

Jose Katulo Amadeu Ferreira (Lattes)

Resumo:

O presente trabalho aborda como tema a GD na Universidade Federal do Cariri – UFCA. Para tanto, fizemos uma revisão de literatura sobre o assunto no intuito de contextualizar historicamente os fatos e a relevância da GD dos primórdios aos dias atuais na sociedade da informação, perpassando sobre temas como gestão e o tratamento documental, englobando conceitos históricos/cronológicos, legislações e práticas arquivísticas, e também o conceito de memória com abordagem institucional. O objetivo geral da obra é investigar os procedimentos da gestão documental dos discentes da Universidade Federal do Cariri, englobando os procedimentos da produção documental até o arquivamento dos dados, tanto os físicos como também digitais. Temos como objetivos específicos: avaliar a produção, uso e arquivamento dos documentos; comparar se os métodos utilizados no Arquivamento estão de acordo com as diretrizes da legislação e normas oficiais e, por último, desenvolver um Guia de referência para elaboração do Plano de Gestão Documental da UFCA: arquivamento de dados físicos. Este último constitui o produto final da dissertação. Trabalhamos com o pressuposto de que a instituição ainda não possui normativas internas que regulamentem a sua GD e norteiem os métodos de arquivamento dos seus documentos, preservando a sua memória institucional atendendo aos interesses público, individuais e coletivos. A pesquisa justifica-se pelo fato de que todas as instituições públicas têm o dever preservar a sua memória institucional e garantir o acesso à informação a todos que dela necessitam e também: facilitar a recuperação da informação, auxiliar na tomada de decisões da instituição e evitar o acúmulo desnecessário de papéis. Quanto aos procedimentos metodológicos, a pesquisa é tipo descritiva, de forma exploratória e com abordagem qualitativa. A coleta de dados desenvolveu-se empiricamente através de entrevistas semiestruturadas aplicadas a dois grupos de servidores em setores estratégicos da UFCA, os quis lidam diretamente com a produção/arquivamento documental. A discussão dos resultados focalizou a análise dos discursos sem perder de vista o nosso pressuposto de pesquisa, dialogando também com autores de artigos/livros sobre o tema. Como resultado da nossa investigação concluímos que a GD da UFCA não está normatizada internamente e que cada setor da instituição realiza o seu arquivamento de forma isolada com os recursos materiais que lhes são disponíveis. Dessa forma, elaboramos o nosso produto final supracitado para contribuir com a gestão documental da Universidade Federal do Cariri.

Palavras-chave:

Gestão Documental; Arquivos; Memória Institucional

Orientador (a):

Paulo Eduardo Silva Lins Cajazeira

Linha de pesquisa:

Produção, comunicação e uso da informação

Produto de pesquisa:

Guia de referência para elaboração do Plano de Gestão Documental da UFCA: arquivamento de documentos físicos

Data de Defesa:

08/07/2019